Il corretto uso della mail aziendale ai tempi della crisi. Come gestire il cambio personale ed i licenziamenti.

In questo  breve articolo andremo a vedere quali sono i casi più problematici nell’utilizzo delle email aziendali, valutare una corretta assegnazione delle risorse ai dipendenti, e ovviare a problemi che possono insorgere a fronte del cambio personale o una riduzione dello stesso.

Assegnare le dovute risorse al giusto modo.

Uno dei problemi più frequenti che vediamo in tutte le aziende è quello di associare al dipendente una mail personale di tipo nome.cognome@nomeditta.it

Per quanto il formato sia corretto, l’uso di questa mail è legata strettamente alla persona fisica che ne viene in possesso.

Cosa succederebbe ad esempio se il nostro commerciale Paolino Paperino decidesse di cambiar lavoro ?

Dovremmo dismettere l’account paolino.paperino@paperopoli.it e far in modo che tutti i clienti e fornitori che fino ad oggi (per svariati anni) si siano rivolti a quell’indirizzo email, si rivolgano al nuovo commerciale all’indirizzo gastone.paperone@paperopoli.it

Ciò potrebbe destare problemi non indifferenti, che potrebbero influenzare la produzione della vostra azienda. Problemi che comunque andremo a risolvere nella sezione seguente chiamata “Dimettere un’indirizzo email”.

Tornando a noi invece, e rimanendo in tema di assegnazione delle risorse, l’azienda avrebbe fatto bene ad assegnare gli indirizzi email associando la mansione del dipendente, ovvero commerciale.
Se così fosse stato fatto, il nostro dipendente Paolino Paperino avrebbe potuto comunicare tramite l’indirizzo mail commerciale@paperopoli.it.

Il suo nome sarebbe solo stato messo in firma alle email, e sui biglietti da visita. Alla sua sostituzione, il suo successore Paperoga, non avrebbe fatto altro che sostituire la firma in fondo alla mail con il suo nome, e continuato ad usare l’indirizzo commerciale@paperopoli.it

Nel caso in cui possano coesistere più commerciali operanti su territori diversi, avrebbe senso creare indirizzi del tipo commercialecentro@paperopoli.it, commercialesud@paperopoli.it, commercialenord@paperopoli.it

Inoltre specificando il ruolo e la mansione nell’indirizzo email, piuttosto che il nome e cognome si evita di incappare in quelle situazioni in cui non si riesca a comprendere il nome o cognome al telefono e dunque l’indirizzo a cui scrivere.

Se fossi il direttore acquisti e volessi dettare il mio indirizzo mail al mio fornitore per telefono, come riuscirei a specificare in modo semplice un nome come Khristian Wachosky ? Lo spelling aiuta certo, ma dettare direzione@azienda.it è sicuramente più facile e più udibile.

La regola dunque è : evitate di usare nomi e cognomi dei dipendenti come indirizzi email. Si finisce sempre per creare confusione ai vostri fornitori e clienti, qualora il dipendente se ne vada o cambi mansione.

Qualora abbiate usato questa pessima e triste prassi, e abbiate bisogno di far in modo di continuare a ricevere (ed inviare) le comunicazioni dai vostri corrispondenti, potete approfondire uno schema di approccio su come limitare i danni.

Dimettere un’indirizzo email

Arrivati a questo punto, significa che il guaio è stato fatto. Non disperate comunque, ecco gli step da seguire per una gestione ottimale della sostituzione personale.

1. Dal pannello di controllo della mail aziendale (o fate fare al vostro tecnico o sistemista informatico) create la nuova casella per il nuovo dipendente Paperoga Paperone, che avrà la mansione di commerciale, ovvero commerciale@paperopoli.it
2. Dallo stesso pannello di controllo impostate un ALIAS che vada da paolino.paperino@paperopoli.it a commerciale@paperopoli.it
   In questo modo tutte le email destinate a paolino.paperino@paperopoli.it saranno dirottate e consegnate nella casella email commerciale@paperopoli.it
3. Allo stesso modo, sempre dal solito pannello impostate un autorisponditore che comunichi al mittente la dismissione imminente del vecchio indirizzo paolino.paperino@paperopoli.it con un testo semplice ed esaustivo come il seguente.
   “Attenzione. Si informa che l’indirizzo paolino.paperino@paperopoli.it non è più attivo e sarà a breve dismesso. Per contattare il commerciale usate commerciale@paperopoli.it
   Questo è un messaggio automatico. Per favore non rispondere. Grazie.“

 

Fatto questo nel giro di qualche settimana inizierete a vedere che tutti i corrispondenti inizieranno ad utilizzare il nuovo indirizzo al posto del vecchio, ed a quel punto potrete cancellare in modo definitivo l’indirizzo email di Paolino Paperino.

Ci fa premura ricordare che “prevenire è meglio che curare” e in un mercato del lavoro così flessibile, instabile e mutabile non ha senso associare email personali a dipendenti che sosteranno solo qualche anno o mese nella nostra azienda.

Qualora abbiate bisogno di una consulenza sistemistica per risolvere problematiche di questa natura, contattateci pure ai recapiti nella pagina contatti.